Storings- en reparatiemeldingen die zichzelf als werkorder boeken en inplannen
Een opdracht overtypen uit een mail of pdf kost al snel 10 minuten per melding. Een AI-collega leest elke storingsmelding en elk reparatieverzoek, uit de mail, de pdf van de corporatie of het portaal, koppelt opdrachtgever, contract en woning, en zet de werkorder direct in 4PS, BouwWorks, Bouw7, Metacom of Acto. Daarna plant hij de klus in bij de juiste monteur, binnen de spoednorm, en bevestigt hij de afspraak met de bewoner.
Weten welk contract en welke spoednorm bij een melding horen, zit bij enkele mensen
Meldingen en opdrachten komen binnen in tientallen vormen: een mail met een pdf van de corporatie, elke corporatie met een eigen opbouw, een portaal, een meldformulier. Elke melding moet naar de juiste opdrachtgever, het juiste contract en de juiste woning, met de juiste urgentie. Die kennis zit vaak bij één of twee mensen op het bedrijfsbureau. Als zij afwezig of overbelast zijn, groeit de stapel, lopen de responstijden uit en blijft de facturatie liggen.
Opdrachtgevers, contracten en spoednormen
In de bouw is een melding zelden alleen een melding. Elke corporatie heeft een eigen contract, met eigen responstijden, tarieven en afspraken over wat eronder valt. De AI-collega laat die logica staan waar hij hoort, in je ERP, en maakt de werkorder aan op de juiste opdrachtgever, het juiste contract en de juiste woning. Zo haal je je SLA's en verdwijnen discussies achteraf over wat wel en niet onder het contract valt.
Pieken opvangen zonder extra mensen
De meldingenstroom is zelden gelijkmatig. Het storingsseizoen, de eerste vorstweek en een stormdag zorgen voor golven. De AI-collega schaalt mee met het volume: of er tien of duizend meldingen binnenkomen, ze worden in hetzelfde tempo verwerkt. Je hebt geen tijdelijke krachten nodig die je eerst moet inwerken.
Inplannen zonder heen en weer bellen
Een werkorder is pas af als er een monteur en een tijdslot aan hangen. In het storingsseizoen loopt de planning vol, worden afspraken heen en weer gebeld en horen bewoners niet wanneer de monteur komt. De AI-collega kijkt naar vakgebied, regio, beschikbaarheid en de spoednorm uit het contract, stelt een tijdslot voor in de agenda van de juiste monteur en bevestigt de afspraak met de bewoner. Spoed, veiligheid en afwijkingen gaan direct naar je planner.
Van melding tot ingeplande werkorder, in zes stappen
- 01
Intake
De AI-collega bewaakt de kanalen waar meldingen en opdrachten binnenkomen: de mailbox met pdf's van corporaties, portalen en meldformulieren.
- 02
Extractie
Adres, omschrijving van de storing of het gebrek, urgentie, opdrachtnummer en de contactgegevens van de bewoner worden gestructureerd uit de melding gehaald, in elk formaat.
- 03
Opdrachtgever- & contractmatching
Opdrachtgever, contract, woning en object worden gematcht tegen je ERP, met de spoednorm die bij het contract hoort.
- 04
Werkorder in het ERP
De werkorder wordt direct aangemaakt in je ERP, zonder tussenlaag. Na de klus wordt de werkbon van de monteur verwerkt tot factuur.
- 05
Inplannen
De AI-collega kiest de monteur op vakgebied, regio en beschikbaarheid, zet binnen de spoednorm een tijdslot in de agenda en stuurt de bewoner een afspraakbevestiging. Spoed gaat direct naar je planner.
- 06
Mens-in-de-loop
Bij twijfel wordt de melding voorgelegd aan een medewerker. Elke validatie voedt het geheugen, per opdrachtgever en per contract.
Van 10 minuten naar 10 seconden per melding
Dammers Bouw doet service en onderhoud voor onder meer woningcorporaties. Reparatieverzoeken kwamen per mail binnen, vaak als pdf in een eigen formaat per corporatie, en het bedrijfsbureau zette ze met de hand in BouwWorks. Sinds december 2025 doet de AI-collega dat, rechtstreeks in BouwWorks en zonder extra tool, en na afronding van de klus maakt hij ook de debiteurenfactuur aan. In de eerste drie maanden verwerkte hij 462 meldingen, met 4,36% menselijke tussenkomst. Dat maakte ongeveer 1 FTE vrij voor klantcontact en facturatie.
Lees de volledige caseDirecte antwoorden
Dan escaleert de AI-collega naar een medewerker in plaats van een werkorder aan te maken. De vraag wordt voorgelegd met de originele mail en pdf ernaast.
De AI-collega herkent urgentie aan de omschrijving, zoals lekkage, geen warmte of een veiligheidsrisico, en aan de spoednorm uit het contract. Spoed gaat direct naar je planner, met de werkorder al klaargezet.
Ja. Zodra de werkorder staat, zoekt de AI-collega de juiste monteur op vakgebied, regio en beschikbaarheid en stelt hij een tijdslot voor binnen de spoednorm van het contract, in de agenda's van je ERP of planningstool. De bewoner krijgt een afspraakbevestiging. Jij bepaalt of je planner elk voorstel bevestigt of dat hij zelfstandig mag inplannen. Bij H4A draait dit al met Metacom en Bizzstream.
De AI-collega boekt niets en legt de opdracht voor met het advies eerst schriftelijk akkoord op te halen. Jij bepaalt de drempel.
Die laten we volledig aan je ERP. De AI-collega maakt de werkorder aan op de juiste opdrachtgever, het juiste contract en de juiste woning, waarna jouw tarieven, toeslagen en contractafspraken automatisch worden toegepast. Zo blijft er één bron van waarheid.
Nee, daar is hij op gebouwd. Bij Dammers Bouw komt elke woningcorporatie met een eigen pdf-formaat. Elke validatie door je team wordt onthouden per opdrachtgever, dus hoe langer hij draait, hoe minder hij hoeft te vragen.
Ja. Komt een opdracht al via DICO binnen, dan staat hij al in je ERP. De AI-collega pakt alles wat daarbuiten valt: corporaties die nog per mail en pdf werken, portalen en meldformulieren.
Ja, als je dat wilt. Bij Dammers Bouw maakt de AI-collega na afronding van de klus direct de debiteurenfactuur aan in BouwWorks. Je kunt ook kiezen om alleen de werkbon te verwerken, zodat je bedrijfsbureau zelf factureert.
Dat bepaal jij. Je kunt hem zelfstandig laten boeken bij een hoge zekerheidsscore, of elke melding laten voorleggen. In de praktijk beginnen klanten met alles voorleggen en verschuiven ze die grens zodra de cijfers dat rechtvaardigen.
Ja. Stuur ons een beschrijving van je meldingenproces en eventueel een handvol geanonimiseerde opdrachten. We nemen dan een demo mee naar het gesprek die op jouw proces en jouw data is ingericht.
Laat je meldingenstroom doorlichten in een Quick Scan
In 1,5 uur brengen we samen je meldingenstroom in kaart: volumes, kanalen, opdrachtgevers, contracten, je planning en je ERP. Binnen twee weken ligt er een concreet plan.
- 1,5 uur, op locatie of remote
- Demo op jouw proces en jouw data, geen algemene slides
- Binnen twee weken een concreet plan
- Geen verplichtingen